sábado, 30 de noviembre de 2013

Enlazar tablas y gráficos de Excel en PowerPoint


En este artículo vamos a conocer 3 opciones que tenemos de insertar en PowerPoint, elementos de Excel, dependiendo de nuestras necesidades:

OPCIÓN 1: Insertar una hoja de Excel en una presentación PowerPoint para que quede vinculada (al abrir PowerPoint solicita actualizar el vínculo si el trabajo original de Excel no está abierto).
OPCIÓN 2: Hacer que PowerPoint genere una hoja de Excel de forma interna para que no sea necesario actualizar el vínculo (se hace el trabajo de Excel desde cero en PowerPoint)
OPCIÓN 3: Insertar en PowerPoint un trabajo que ya tenemos realizado en Excel, pero que queremos que permanezca residente en PowerPoint para evitar la necesidad de vincular (podremos eliminar o cambiar de carpeta el archivo original de Excel).


OPCIÓN 1: Insertar una hoja de Excel en una presentación PowerPoint para que quede vinculada (al abrir PowerPoint solicita actualizar el vínculo si el trabajo original de Excel no está abierto).

  • Teniendo abiertos ambos archivos de PowerPoint y Excel, copiamos en Excel el rango de celdas que deseamos enlazar o vincular en PowerPoint:


  • Vamos a PowerPoint y dentro de la ficha "Inicio", desplegamos Pegar y seleccionamos "Pegado especial...". En el cuadro que aparece, seleccionamos "Pegar vínculo" y también "Objeto Hoja de cálculo de Microsoft Excel". Para finalizar, "Aceptar".

...vemos como aparece nuestro rango de celdas, reproducido en la diapositiva de PowerPoint y además enlazado de forma que cuando cambie el origen de datos en Excel, lo hará en PowerPoint.


El "inconveniente" de esta forma de enlazar Excel y PowerPoint, es que este último necesita que el archivo origen de datos de Excel permanezca en la misma carpeta y con el mismo nombre que tenía en el momento del enlace. El motivo no es otro que PowerPoint intentará actualizar el vínculo cada vez que se abra, por si hubiera algún cambio. Además, lo hace con un cuadro de diálogo algo... alarmante, pero que no nos debe preocupar:


Si no encuentra el archivo de Excel que hace las funciones de origen de datos, nos ofrecerá un mensaje de error de actualización del vínculo y los datos que aparecerán en Power Point serán los últimos que tenía.

Si en el cuadro de la imagen anterior, hacemos clic en "Cancelar", no tendremos mensaje de error e igualmente los datos que aparecerán en Power Point serán los últimos que tenía.


             Publicidad (vídeo en HD de software para Plan de viabilidad económica):
http://goo.gl/Oh7FHI


OPCIÓN 2: Hacer que PowerPoint genere una hoja de Excel de forma interna para que no sea necesario actualizar el vínculo (se hace el trabajo de Excel desde cero en PowerPoint).

A diferencia de la Opción 1, con la Opción 2, la hoja de Excel que genera PowerPoint, queda "residente" en el propio PowerPoint y, aunque podremos acceder a ella (después se explica cómo), no será necesario actualizar vínculos nunca.
  • Desde PowerPoint, hacemos clic en ficha "Insertar" y después en "Objeto" (dentro del grupo de botones "Texto"). En el cuadro que aparece, debemos seleccionar lo que aparece en la imagen siguiente y hacer clic en "Aceptar":

....vemos como nuestro PowerPoint ¡¡ se convierte en Excel !!. La cinta de opciones ha cambiado todos sus botones por los de Excel y aparece una hoja de cálculo en blanco donde podremos hacer también lo mismo que en Excel.


  • Una vez hemos realizado nuestro trabajo en este "Excel" propio de PowerPoint, podemos redimensionar la hoja desde los bordes para que después aparezca en PowerPoint solo nuestro trabajo, pero no el resto de celdas y cuadrícula:


...una vez redimensionado, solo tenemos que hacer clic fuera de la hoja de Excel (es decir, en PowerPoint) y nuestro trabajo de Excel quedará como un objeto más en nuestra presentación:


pudiendo redimensionar ahora para que tenga el tamaño deseado respecto de nuestra diapositiva...


Si deseamos modificar el contenido de este "Excel" que reside en PowerPoint, solo debemos hacer doble clic en el objeto y volverá a aparecer Excel:



OPCIÓN 3: Insertar en PowerPoint un trabajo que ya tenemos realizado en Excel, pero que queremos que permanezca residente en PowerPoint para evitar la necesidad de vincular (podremos eliminar o cambiar de carpeta el archivo original de Excel).

  • Realizamos el primer paso de la OPCIÓN 1 (copiar las celdas donde está nuestro trabajo en Excel).
  • Vamos a PowerPoint y dentro de la ficha "Inicio", desplegamos Pegar y seleccionamos "Pegado especial...". En el cuadro que aparece, seleccionamos "Pegar" y también "Objeto Hoja de cálculo de Microsoft Excel". Para finalizar, "Aceptar".

...a partir de ahora, ya tenemos en pantalla nuestro trabajo de Excel, pero en este caso, no será necesario actualizar los vínculos, puesto que reside en el propio PowerPoint.


...si elimináramos el archivo original de Excel, PowerPoint NO nos solicitaría la actualización de vínculos. Evidentemente, podríamos editar el trabajo haciendo doble clic en él....





Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Presentaciones Profesionales con Power Point:




6 comentarios:

  1. Muy interesante y muy práctico. Gracias por compartir esto.

    ResponderEliminar
  2. Hola, tengo un problema... en mi archivo de power point que este guardado en una red compartida, tengo varios vinculos pero cuando los actualizo se carga uno a uno y se tarda demasiado. Si actualizo el archivo desde otra computadora se carga en 2 segundos. Supongo que es una configuración en el Power point pero no logro ver qué es lo q esta pasando. Por favor pueden ayudarme?

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Hola Andrea:
      No creo que sea una configuración de PowerPoint. Más bien es posible alguna diferencia de origen "informático" entre tu ordenador y el otro (ya sea de hardware, software o de configuración de la red)

      Eliminar
  3. Hola tengo un problema para copiar un gráfico de excel 2013 en ppt 2013, al darle pegado especial, e insertarlo como imagen me sale un aviso para reiniciar el ppt, siempre hago este paso en otros office anteriores y no tengo problemas, por favor podrían ayudarme?

    ResponderEliminar
  4. Hola! me he dado cuenta que, cuando hago el trabajo según la OPCIÓN 2: Hacer que PowerPoint genere una hoja de Excel de forma interna para que no sea necesario actualizar el vínculo (se hace el trabajo de Excel desde cero en PowerPoint). Los gráficos que se generan quedan muy bien. Mi gran pregunta es: no existirá una macro que tome información de excel y me la convierta en un gráfico de Microsoft Graph de Powerpoint? Eso me reduciría montones de horas de trabajo y mis presentaciones quedaría mucho más bonitas. Saludos!

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Lo que puedes hacer (si tienes muchos trabajos en archivos Excel, es decir, fuera de PPT) es:
      1) Crear dentro de PPT un Excel según la OPCIÖN 2
      2) Ir al archivo de Excel externo y copiar todos los datos y el/los gráficos
      3) Pegar en el Excel de PPT creado antes lo que se ha copiado en el Excel axterno
      4) Entrar en cada gráfico y cambiar el origen de datos con el botón derecho del ratón encima del gráfico y después "Seleccionar datos"

      De esta forma tendrás toda la info dentro del PPT. Aunque con un poco de trabajo... te ahorrarás mucho tiempo y lograrás el objetivo.
      Saludos.

      Eliminar