lunes, 31 de agosto de 2015

Cómo alinear automáticamente objetos en PowerPoint


Si necesitamos manejar varios objetos en PowerPoint (figuras, gráficos, cuadros de texto, etc.) es muy probable que necesitemos alinearlos para que en conjunto transmitan la impresión de orden y profesionalidad. Incluso trabajando con un solo objeto quizá necesitemos alinearlo a la propia diapositiva para que quede totalmente centrado.



Refiriéndonos a la alineación automática de objetos (no a la alineación manual que podemos hacer a un objeto cuando lo movemos y ayudándonos de las líneas-guía que se visualizan en PowerPoint), vamos a dar unas prácticas ideas respecto de lo que hemos comentado abriendo este post.

Alineación de objetos entre sí

  • Lo primero que debemos hacer si pretendemos alinear entre sí varios objetos, es seleccionarlos todos (seleccionamos el primer objeto y, después, presionando la tecla MAYÚS, vamos seleccionando el resto de objetos)


  • Después de tener todos los objetos seleccionados, observamos que disponemos de una ficha llamada FORMATO. Pues bien, hacemos clic en ella y seleccionamos del menú "Alinear la opción "Alinear a la izquierda"



Con esto, ya tenemos el resultado pretendido en la diapositiva:


Pero si pretendemos perfeccionar un poco más el aspecto ofrecido, debemos distribuir de forma equitativa la distancia que hay entre cada cuadro de texto. Para ello, manteniendo la selección múltiple que tenemos desde el ejercicio anterior, hacemos clic en la opción "Distribuir verticalmente" del menú "Alinear" de la ficha FORMATO:


... y si hemos realizado en nuestro PowerPoint el ejercicio descrito anteriormente, podemos ver que los tres cuadros de texto han quedado perfectamente alineados y distribuidos en el espacio que va desde el cuadro de texto superior al inferior.

Es evidente (y dejamos al lector de este blog que lo compruebe mediante la práctica libre) que desde el ya conocido menú "Alinear" tenemos otras opciones de alineación (derecha, parte superior o inferior, etc.).

También comentaremos que, no solo se pueden alinear objetos entre sí, sino que podemos alinearlos respecto de toda la diapositiva. Por ejemplo, si solo tenemos seleccionado un objeto, comprobamos que en el menú "Alinear" se activa la opción "Alinear a la diapositiva". Esto significa que si hacemos uso de la opción del menú "Alinear verticalmente", el objeto quedará alineado de derecha a izquierda respecto de la diapositiva:


Por supuesto, si queremos alinear el objeto entre los bordes superior e inferior de la diapositiva, elegiremos la opción "Alinear al medio" del menú "Alinear" de la ficha FORMATO.

En PowerPoint para Mac, para acceder a la ficha FORMATO, debemos tener seleccionados los objetos (igual que en Windows)...


y dentro de esa ficha, a la derecha, tenemos el menú "Alinear":


Para la versión Mac de Office, el resto de explicaciones son prácticamente iguales que en la versión Windows.


José Manuel Pomares Medrano

jueves, 15 de enero de 2015

¿Qué es trabajar con un patrón de diapositivas en PowerPoint?



Un patrón de diapositivas es una colección de plantillas (llamadas diseños) que residen dentro de cada presentación. Estas plantillas o diseños sirven para que al crear cada nueva diapositiva de una presentación tengamos unas estructuras definidas sobre las que basarnos.
 
Por lo tanto, al crear una presentación nueva de PowerPoint, ya tenemos disponible un patrón de diapositivas del cual podemos aprovecharnos a medida que vamos creando diapositivas para conseguir un aspecto final de nuestra presentación uniforme, profesional y con el mínimo esfuerzo.
 
Al crear una diapositiva nueva, por defecto obtenemos lo siguiente:


Esto que hemos visto no es otra cosa que el diseño del patrón que nos facilita PowerPoint por defecto recién creada una presentación en blanco. Mediante este diseño, solo tenemos que introducir un texto de título en el cuadro de arriba y un texto de subtítulo en el cuadro de abajo. Con ello, nos ahorraríamos proporcionar un tamaño de texto determinado al título y al subtítulo, así como un tipo de fuente y otras características.

Si a continuación insertamos otra diapositiva directamente desde el comando "Insertar diapositiva" (o CTRL+M), obtendremos:


Lo que ha ocurrido es que PowerPoint ha reconocido que esta ya no es la diapositiva de título (al ser la segunda) y nos propone otro diseño como estructura de diapositiva. Esta vez, una estructura adecuada para albergar un título de diapositiva y, más abajo, cualquier contenido: texto, tablas, gráficos, imágenes, etc.
 
Lo visto hasta ahora, son diseños que PowerPoint ofrece por defecto. Pero podemos elegir otros diseños entre los varios que nos ofrece el patrón de diapositivas. Para ello, al crear cada diapositiva, debemos desplegar el comando "Nueva diapositiva" y después elegir la que deseemos:


Si no nos conformamos con el patrón de diapositivas que viene por defecto podemos editarlo y modificarlo. Para ello debemos activar la ficha o pestaña VISTA y después hacer clic en el botón "Patrón de diapositivas". Con ello conseguimos que a la izquierda aparezca el patrón con sus diseños de diapositiva:
 

En este momento, desde la pestaña PATRÓN DE DIAPOSITIVAS, podemos:
  • Modificar cualquiera de los diseños seleccionándolo a la izquierda y editándolo en la ventana principal (podemos modificar formatos, insertar formas, imágenes, etc.). Cualquier modificación se trasladará a todas las diapositivas generadas con ese diseño. Muchas empresas utilizan esto para que el logotipo corporativo aparezca automáticamente siempre en cada diapositiva.
  • Insertar todo un nuevo patrón de diapositivas.
  • Insertar un nuevo diseño para un tipo nuevo de diapositiva.
  • Cambiar las características gráficas del patrón de diapositivas (tema, paleta, fuentes, tamaño de diapositiva, etc.).

Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Presentaciones Profesionales con Power Point:

 









 

sábado, 21 de diciembre de 2013

Cómo utilizar la vista del moderador en PowerPoint


Constantemente comentamos que las diapositivas deben ser, en cuanto a texto, lo más escuetas posible y que la imagen debe ser la protagonista. Todo esto son ventajas para la audiencia que, en vez de una presentación aburrida con mucho texto, obtendrá una entretenida, gráfica y quizá emotiva sesión.


Pero todo esto tiene una necesaria contrapartida: el orador trabaja sin red y está obligado a tener la presentación... más que aprendida.... memorizada. Hay que reconocer que, en ocasiones, esto es un hándicap inevitable para el conferenciante, por ejemplo cuando...

  • ...es un formador que tiene múltiples diapositivas en su asignatura/s
  • ...la presentación a mostrar es de reciente creación
  • ...la presentación contiene múltiples datos con muchas diapositivas cuya memorización no es posible debido a su constante cambio o a su enorme cantidad
  • ...otros...
Con PowerPoint, el orador dispone de la ventaja de poder realizar la presentación.... con red. Esto es, con una doble visualización: por un lado, que la audiencia visualice la presentación normalmente y por otro, que él en su ordenador pueda visualizar la presentación acompañada de notas y apuntes (al final de este artículo recordaremos como escribir notas y apuntes en cada diapositiva).

Para conseguir esto, necesitamos hacer lo siguiente:

PASO 1:


  • Conectar el proyector (o monitor) donde la audiencia verá la presentación, con un cable hasta la salida de vídeo de nuestro ordenador.
  • Encender el proyector o monitor
  • Encender el ordenador y en el escritorio de Windows 7 /8 / 8.1, presionamos las teclas Windows + P (si tenemos Windows XP debemos presionar las teclas Fn + F5)


       A partir de este momento, aunque parece que no ha ocurrido nada, nuestro ordenador emite una señal de vídeo en la que nuestro escritorio es el doble de ancho. Si no notamos nada es porque las aplicaciones, por defecto, se siguen ejecutando en la parte izquierda de la señal de vídeo emitida, pero en realidad tenemos toda una parte derecha en la que podríamos visualizar alguna aplicación si arrastráramos su ventana:


PASO 2:


Con las condiciones establecidas en el paso anterior y ya con nuestra presentación abierta en PowerPoint, activamos la pestaña "PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS" y dentro del grupo  "Monitores" seleccionamos mostrar en "Monitor 2" y activamos la casilla "Usar vista moderador":


PASO 3:

Ya estamos dispuesto para ejecutar nuestra presentación con vista de moderador. Para ello, activamos la pestaña "PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS" y dentro del grupo "Iniciar presentación con diapositivas" hacemos clic en el botón deseado.

El resultado en el ordenador del ponente será algo parecido a la siguiente imagen (si tenemos PowerPoint 2007 / 2010):



... o el siguiente, si disponemos de PowerPoint 2013:



Por supuesto, en ambos casos, la audiencia sólo ve la diapositiva a pantalla completa.

En PowerPoint 2010 hemos visto que disponemos de un panel a la derecha con las notas que hayamos escrito en cada diapositiva. En la parte inferior, tenemos una tira con todas las diapositivas.

PowerPoint 2013 incorpora un nuevo panel en la parte superior derecha en el que podemos previsualizar con bastante detalle la siguiente diapositiva, Las notas están justo en la parte inferior.

¿Como escribir notas?

En PowerPoint 2010, podemos escribir notas en el panel que vemos en la parte inferior de la pantalla (podemos aumentar su tamaño arrastrando el borde):


En PowerPoint 2013, podemos escribir notas activando el panel desde el botón que vemos en la barra de estado



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sábado, 30 de noviembre de 2013

Enlazar tablas y gráficos de Excel en PowerPoint


En este artículo vamos a conocer 3 opciones que tenemos de insertar en PowerPoint, elementos de Excel, dependiendo de nuestras necesidades:

OPCIÓN 1: Insertar una hoja de Excel en una presentación PowerPoint para que quede vinculada (al abrir PowerPoint solicita actualizar el vínculo si el trabajo original de Excel no está abierto).
OPCIÓN 2: Hacer que PowerPoint genere una hoja de Excel de forma interna para que no sea necesario actualizar el vínculo (se hace el trabajo de Excel desde cero en PowerPoint)
OPCIÓN 3: Insertar en PowerPoint un trabajo que ya tenemos realizado en Excel, pero que queremos que permanezca residente en PowerPoint para evitar la necesidad de vincular (podremos eliminar o cambiar de carpeta el archivo original de Excel).


OPCIÓN 1: Insertar una hoja de Excel en una presentación PowerPoint para que quede vinculada (al abrir PowerPoint solicita actualizar el vínculo si el trabajo original de Excel no está abierto).

  • Teniendo abiertos ambos archivos de PowerPoint y Excel, copiamos en Excel el rango de celdas que deseamos enlazar o vincular en PowerPoint:


  • Vamos a PowerPoint y dentro de la ficha "Inicio", desplegamos Pegar y seleccionamos "Pegado especial...". En el cuadro que aparece, seleccionamos "Pegar vínculo" y también "Objeto Hoja de cálculo de Microsoft Excel". Para finalizar, "Aceptar".

...vemos como aparece nuestro rango de celdas, reproducido en la diapositiva de PowerPoint y además enlazado de forma que cuando cambie el origen de datos en Excel, lo hará en PowerPoint.


El "inconveniente" de esta forma de enlazar Excel y PowerPoint, es que este último necesita que el archivo origen de datos de Excel permanezca en la misma carpeta y con el mismo nombre que tenía en el momento del enlace. El motivo no es otro que PowerPoint intentará actualizar el vínculo cada vez que se abra, por si hubiera algún cambio. Además, lo hace con un cuadro de diálogo algo... alarmante, pero que no nos debe preocupar:


Si no encuentra el archivo de Excel que hace las funciones de origen de datos, nos ofrecerá un mensaje de error de actualización del vínculo y los datos que aparecerán en Power Point serán los últimos que tenía.

Si en el cuadro de la imagen anterior, hacemos clic en "Cancelar", no tendremos mensaje de error e igualmente los datos que aparecerán en Power Point serán los últimos que tenía.


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http://goo.gl/Oh7FHI


OPCIÓN 2: Hacer que PowerPoint genere una hoja de Excel de forma interna para que no sea necesario actualizar el vínculo (se hace el trabajo de Excel desde cero en PowerPoint).

A diferencia de la Opción 1, con la Opción 2, la hoja de Excel que genera PowerPoint, queda "residente" en el propio PowerPoint y, aunque podremos acceder a ella (después se explica cómo), no será necesario actualizar vínculos nunca.
  • Desde PowerPoint, hacemos clic en ficha "Insertar" y después en "Objeto" (dentro del grupo de botones "Texto"). En el cuadro que aparece, debemos seleccionar lo que aparece en la imagen siguiente y hacer clic en "Aceptar":

....vemos como nuestro PowerPoint ¡¡ se convierte en Excel !!. La cinta de opciones ha cambiado todos sus botones por los de Excel y aparece una hoja de cálculo en blanco donde podremos hacer también lo mismo que en Excel.


  • Una vez hemos realizado nuestro trabajo en este "Excel" propio de PowerPoint, podemos redimensionar la hoja desde los bordes para que después aparezca en PowerPoint solo nuestro trabajo, pero no el resto de celdas y cuadrícula:


...una vez redimensionado, solo tenemos que hacer clic fuera de la hoja de Excel (es decir, en PowerPoint) y nuestro trabajo de Excel quedará como un objeto más en nuestra presentación:


pudiendo redimensionar ahora para que tenga el tamaño deseado respecto de nuestra diapositiva...


Si deseamos modificar el contenido de este "Excel" que reside en PowerPoint, solo debemos hacer doble clic en el objeto y volverá a aparecer Excel:



OPCIÓN 3: Insertar en PowerPoint un trabajo que ya tenemos realizado en Excel, pero que queremos que permanezca residente en PowerPoint para evitar la necesidad de vincular (podremos eliminar o cambiar de carpeta el archivo original de Excel).

  • Realizamos el primer paso de la OPCIÓN 1 (copiar las celdas donde está nuestro trabajo en Excel).
  • Vamos a PowerPoint y dentro de la ficha "Inicio", desplegamos Pegar y seleccionamos "Pegado especial...". En el cuadro que aparece, seleccionamos "Pegar" y también "Objeto Hoja de cálculo de Microsoft Excel". Para finalizar, "Aceptar".

...a partir de ahora, ya tenemos en pantalla nuestro trabajo de Excel, pero en este caso, no será necesario actualizar los vínculos, puesto que reside en el propio PowerPoint.


...si elimináramos el archivo original de Excel, PowerPoint NO nos solicitaría la actualización de vínculos. Evidentemente, podríamos editar el trabajo haciendo doble clic en él....





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lunes, 12 de agosto de 2013

El StoryBoard de una presentación


Una de las tareas que debemos acometer antes ponernos manos a la obra con nuestra presentación, es la planificación de su estructura. Dentro de esa planificación, es más que recomendable realizar un borrador de la historia que queremos contar, o lo que es lo mimsmo, un Storyboard.


El Storyboard, es un conjunto de dibujos o bocetos que se muestran en secuencia y orden correcto respecto de las ideas que queremos transmitir en una presentación


Pero … ¿para que necesitamos hacer todo este trabajo?.
  1. La primera ventaja es que, gracias a una visión amplia de toda la historia, podemos comprobar que el patrón estructural elegido se adapta bien a nuestra historia. Cuando hablamos de patrón estructural, nos referimos a si la historia la vamos a contar de forma cronológica o por el contrario vamos a utilizar la clásica "introducción", "desarrollo" y "desenlace". Otras alternativas serían las estructuras "espaciales" (la historia de nuestra presentación se estructura en función de los lugares en los que se genera) y las estructuras "temáticas" (muy utilizadas en el mundo de la formación y la divulgación y que dividen la idea a transmitir en unidades lógicas o temas que entre si no tienen una relación directa, pero si indirecta mediante un hilo conductor).
  2. La segunda ventaja de realizar un Storyboard es poder asegurarnos de que el orden en el que vamos a expresar los bloques de información, causará el máximo impacto y facilitará a la audiencia la máxima comprensión. Por ejemplo, no es lo mismo utilizar un patrón "causa - efecto" en el orden ortodoxo y clásico: 1º Introducción, 2º Desarrollo, 3º Desenlace ... que cambiar a... 1º Desenlace, 2º Introducción y 3º Desarrollo. Este último patrón en "orden inverso", focaliza a la audiencia en lo verdaderamente importante adelantando el final o "solución" a una problemática, para después comenzarla y desarrollarla.
  3. Otra de las utilidades de este paso, dentro de la planificación de una presentación, es comprobar que:
    • No falta ninguna diapositiva, evitando así dejar "lagunas" en el argumento.
    • No sobra ninguna diapositiva, puesto que a veces nos damos cuenta de que una idea no tiene entidad propia para ocupar toda una diapositiva y debe ser incluida en otra.
    • Si cada una de las diapositivas están en el orden correcto.
  4. Por último, tener este boceto general de la presentación nos facilitará hacer un recuento, organización y búsqueda de la imágenes que son necesarias para la presentación.
Un Storyboard se puede hacer en una o varias hojas de papel o mediante Post-it, pero es recomendable hacerlo a mano (no en ordenador) debido a la agilidad y rapidez con la que podemos hacer garabatos y rectificar posteriormente.

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viernes, 7 de septiembre de 2012

Las 3 formas de utilizar la palabra "Cómo" para poner un título


Una de las batallas más grandes que tiene que librar un ponente con su presentación (también un blogger, un escritor con un libro, etc.), se libra precisamente en el título de la misma. Si este no logra su principal cometido (generar atención, e interés) todo acaba antes de empezar, puesto que no habrá audiencia. Muy pocos acudirán a una presentación cuyo título no despierte  interés y deseo por asistir.


Varias son las estrategias que podemos utilizar a la hora de elegir un título para nuestra presentación:
  • Ofrecer beneficios
  • Proponer una historia
  • Poner el número 3 o el número 5 al principio del título
  • Generar curiosidad
  • Provocar preocupación
  • Una combinación de las anteriores
En este artículo nos vamos a centrar en la primera de ellas: ofrecer beneficios utilizando la palabra "Cómo" de distintas formas:


Ofrecer VARIOS beneficios en el título

Opción 1) Cómo... [beneficio obtenido nº 1] ...y... [beneficio obtenido nº 2] 
                  Ejemplo:  "Cómo cautivar y ganar dinero con tus presentaciones"


Opción 2) Cómo...  [beneficio obtenido nº 1] ...que... [beneficio obtenido nº 2] 
                  Ejemplo:  "Cómo conseguir clientes que sean fieles"



Ofrecer UN beneficio muy grande

                 Cómo... [tarea sencilla con verbo infinitivo] ...que... [beneficio muy grande] 
                  Ejemplo:  "Cómo elegir una imagen  que deje impresionada a su audiencia"



Ponernos como ejemplo de éxito

                 Cómo... [logro + verbo pasado 1ª pers.] ...con/en... [poco esfuerzo o tiempo] 
                  Ejemplo:  "Cómo aprendí a hacer presentaciones de impacto en sólo una semana"



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jueves, 6 de septiembre de 2012

Transiciones entre diapositivas, con Power Point: ¿sí o no?



Una transición en Power Point, es un efecto visual que podemos asignar al proceso de cambio entre una diapositiva y otra. Si no aplicamos ninguna transición, sencillamente, una diapositiva desaparece ipso facto a la vez que aparece la otra sin mediar ninguna imagen o efecto visual.

Si atendemos a cualquier "gurú" de las presentaciones, pronto nos daremos cuenta de que las transiciones es una de esas cosas que está "proscrita" del paraíso de las buenas costumbres.



Los motivos de la mala prensa de estos efectos, de los que disponen todos los programas de presentaciones, no son otros que:
  • Lo innecesario de su existencia. Es decir, no aportan contenido y se trata sólo de una envoltura o adorno.
  • La "distracción" que producen en la audiencia.
Estos motivos son realmente ciertos en la inmensa mayoría de los casos...pero no siempre. Como en tantas cosas en la vida, no todo es negro o blanco... también existe una escala de grises.

Por lo tanto y, como en otras ocasiones, rompamos una lanza en favor de algo que está denostado por tantos. ¿Cuando pueden ser adecuadas?... pues justamente cuando los dos motivos aludidos anteriormente desaparecen o pierden fuerza:
  • Cuando entre dos diapositivas se produce un cambio de tema brusco o radical, introducir una transición puede aportar y reforzar significado (no solo adorno).
  • Cuando las transiciones son sutiles y casi no introducen movimientos, haciendo más suave ese cambio ipso facto al que nos referíamos al principio del post.

En definitiva, ahí van 7 normas a la hora de añadir transiciones a nuestras diapositivas.
  1. La primera diapositiva no necesita transición
  2. Preferiblemente, no poner transiciones de forma indiscriminada o a la totalidad de nuestra presentación. Lo repetitivo, cansa. Por el contrario, elegir aquellos cambios o giros en la historia que contamos para inlcuir una transición
  3. Si hay varias transiciones, que sean todas del mismo tipo
  4. Dentro de un mismo tipo de transiciones, que haya uniformidad de características. Por ejemplo, si el efecto comienza de izquierda a derecha, que se mantenga así durante todas las transiciones de nuestra presentación y NO ir alternando o cambiando.
  5. Que sean muy sutiles y que no desvíen la atención de la audiencia introduciendo movimientos. Son mejores las que hacen desaparecer una diapositiva y aparecer la siguiente de forma degradada, como por ejemplo las denominadas: "Desvanecer", "Barrido", "Dividir" o "Empuje" (todas ellas, dentro de la sección "Sutil" de la galería de transiciones de Power Point.
  6. Que la duración de la transición sea la mínima
  7. Que no haya sonido asociado a la transición
Para terminar y dirigido a aquellos que no tienen claro cómo se introduce una transición en una presentación de Power Point, ofrecemos este vídeo:



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