A veces, una presentación ha de diseñarse para que sea vista por una audiencia o destinatarios de forma privada y sin ponente. Puede ser el caso de las presentaciones que se envían por correo electrónico a personal directivo para informar de los resultados o la evolución de un proyecto o empresa, o por ejemplo aquellas que se envian como presupuesto o como acción comercial para la venta de un producto o servicio.
La justificación de enviar un Power Point y no un documento Word, está en que el personal directivo que recibe una presentación va a tener, muy poco tiempo para visionarla. Si se utiliza bien, Power Point se erige como una herramienta importante, pero debemos asegurarnos de que:
- En la presentación debe estar toda la información que debe recibir el destinatario. Debemos recordar durante todo el proceso de planificación de la presentación, que si no hay una persona que realiza la ponencia, no hay posibilidad de completar la información por medio de la palabra, así como tampoco hay la posibilidad de preguntas espontáneas.
- Como consecuencia del punto anterior, nos vemos en la obligación de redoblar esfuerzos en cuanto a:
- Incluir lo verdaderamente importante, no perdiendo de vista la siguiente pregunta en caso de dudar si incluir una información o no: ¿es imprescindible esta información para la comprensión global de la presentación o para su objetivo general?
- Sustituir texto y números por imágenes y gráficos en la medida de los posible. Una imagen expresa una cantidad de información muy superior a la que podríamos poner con un texto en el mismo espacio físico. Además, la interpretación de los mensajes incluidos en una imagen se hace de forma simultánea, sin embargo el texto y los números se interpretan de forma secuencial. Es decir, la imagen es más eficiente y rápida. Si nos vemos obligados a incluir mucha información numérica o textual debemos resaltar mucho lo relevante y otorgar un espacio físico mucho menor a lo más irrelevante: esto es posible sólo en presentaciones sin ponente, puesto que en presentaciones que han de ser vistas en una sala o auditorio, el tamaño de la fuente ha de ser siempre grande. Veamos un ejemplo:
- La presentación debe ser, más que nunca, una historia...
- Completa. Esto es, debe constituir una historia con las 3 partes típicas: a) Informaciópn de partida b) Información principal c) Resultados y conclusiones. No debemos reparar en añadir más diapositivas para conseguirlo, ¡son gratis !
- Conectada de diapositiva en diapositiva. Es decir, el destinatario de la presentación no puede desorientarse en una diapositiva sin saber el origen de lo que allí se expresa. Cada palabra, cada dato... no puede aparecer por generación espontánea y no sólo lo debe entender el que planifica la presentación, sino que este se debe preguntar: ¿tiene el usuario de mi presentación los antecedentes adecuados y el conocimiento suficiente para entender este dato que voy a poner?. Para todo esto, ayudará en gran medida construir un índice y que en cada diapositiva aparezca información de donde nos encontramos dentro del índice.
- En cuanto a aspectos técnicos:
- Cuidado con las fuentes que se utilizan en el diseño de la presentación, puesto que, salvo que sean fuentes que normalmente están instaladas en todos los equipos (como la Arial, Calibri, Verdana, Times New Roman, etc.), el destinatario del Power Point podría tener problemas y desajustes en la visualización debido a que su equipo no tenga instaladas las fuentes utilizadas en la presentación.
Si damos un formato de título así...
El receptor del Power Point podría obtener un resultado así...
- Si bien en las presentaciónes que han de ser expuestas por un ponente no son muy recomendables las animaciones, en el caso que nos ocupa en este post, SÍ pueden ser de utilidad, utilizadas con moderación. Es el caso de las animaciones que hacen aparecer los elementos de una diapositiva en un determinado orden. De esta forma, estamos dando un plus de significado a nuestra presentación, obligando al destinatario a que relacione conceptos en un determinado orden.
Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Presentaciones Profesionales con Power Point, o bien solicitarlos in company:
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